88% van Excel-boekhoudingen bevat fouten
Veel zzp’ers gebruiken Excel om hun administratie te doen. Een goede keuze, zou je zeggen – zeker omdat veel boekhouders dit programma aanraden aan (startende) ondernemers. Je bent zo opgestart.
Echter is dat misschien niet zo’n goed idee. Uit onderzoek blijkt namelijk dat 88% van de spreadsheets in Excel fouten bevat. En dat terwijl betrouwbaarheid juist een belangrijk aspect is voor je boekhouding.
Waarom Excel niet de beste boekhoudtool is
Je administratie doen kán een behoorlijke klus zijn. In Excel voer je alles handmatig in en juist dit handwerk is het hoofdingrediënt voor fouten.
Drie soorten fouten komen het vaakst voor:
- Verkeerde logica of redenering die leiden tot een verkeerde formule.
- Het verkeerd invoeren van een cijfer of het linken naar de verkeerde cel.
- Fouten waar informatie mist of is weggelaten.
De gevolgen van een Excel-typo
Maar een foutje in Excel kan niet zoveel kwaad, toch? Dat zou je denken… In 2012 waren er 10.000 tickets beschikbaar voor de Summer Olympics in Londen. Een medewerker maakte een fout in een spreadsheet en maakte van het aantal tickets per ongeluk 20.000, waardoor veel te veel tickets de toonbank over gingen. De organisatie moest zich verontschuldigen bij duizenden teleurgestelde fans.
Daarnaast kan er ook behoorlijk wat geld mee gemoeid gaan. Zo verloor Canadees energiebedrijf Transalta in 2003 $24 miljoen, doordat een rij in een spreadsheet niet juist was uitgelijnd. In 2005 verloor Kodak een boel aandelen omdat er een overstatement was gemaakt van $11 miljoen, alleen omdat er een 0 te veel werd ingetikt. En last but not least: JP Morgan verloor in 2012 een schamele $6 biljoen door een copy paste-foutje. Pijnlijk.
De nadelen van je administratie in Excel doen
Waarschijnlijk heb je het al door: volgens ons kleeft er een behoorlijk groot nadeel aan Excel. Wat dat betreft is de kans op fouten zo groot dat de vraag rijst of het slim is om daarop te vertrouwen. Als je ongezien een foute formule doorvoert en daardoor een onjuiste btw-aangifte verstuurt, kan het goed zijn dat je te weinig btw terugkrijgt van de Belastingdienst of juist een boete ontvangt.
Daarnaast heb je enigszins kennis nodig van boekhouden, wil je je redden met Excel. Excel zelf biedt namelijk geen inhoudelijk support. Als je onderneming groeit, wordt de boekhouding algauw onoverzichtelijk. De kans is daardoor groot dat je geld kwijt bent aan een boekhouder – die vervolgens extra tijd kwijt is aan het controleren en eventueel corrigeren van je spreadsheets (waar jij dan weer extra voor betaalt).
En dan hebben we het nog niet over de extra tijd die je besteedt aan je administratie in Excel. Je stelt handmatig je facturen op, spendeert uren aan het overtikken van je bonnen en facturen en raakt gemakkelijk je bonnen kwijt. Ook verlies je gauw het overzicht op je financiën en moet je zelf controleren of je facturen zijn betaald.
Waarom boekhouden met Excel wél goed is
Maar wat is eigenlijk de reden waarom zoveel mensen Excel als boekhoudtool gebruiken? Eerlijk is eerlijk: er zijn er meerdere!
Excel:
- is goedkoop en bespaart geld;
- wordt massaal aangeraden door boekhouders;
- is vrij makkelijk voor een simpele administratie;
- werkt met templates en is daardoor makkelijker te gebruiken.
Automatiseer je administratie
Zakelijk gezien is het slim om niet te kiezen voor iets wat weinig geld kost, in dit geval Excel, want vaak is goedkoop duurkoop. Wat de oplossing is? Online boekhoudtools! In deze pakketten wordt data automatisch geïmporteerd, waardoor de kans op fouten aanzienlijk wordt verkleind. Je kunt beter investeren in een digitaal boekhoudpakket waarvan de jaarprijs vaak minder is dan de prijs die je betaalt door fouten in je aangifte.
Overstappen vanuit Excel naar online boekhouden is slim omdat je:
- tijd en geld bespaart;
- altijd en overal overzicht hebt op je financiële situatie en indien nodig aanpassingen kan doen;
- je boekhouding versimpelt - je bonnen worden automatisch verwerkt, je krijgt seintjes als je acties moet ondernemen en je kunt de btw-aangifte in 1 klik doen;
- gegevens automatisch worden uitgewisseld met je klantenbestand, internetbankieren en rapportagesoftware;
- investeert in een meer accurate boekhouding en zo naheffingen en boetes kunt voorkomen.
Van foute formules naar vertrouwd boekhouden
Wil jij fouten voorkomen en vertrouwen op je boekhouding? Stap over naar Tellow, dé boekhoudtool voor zzp’ers. Download nu de overstap-whitepaper en ga vandaag nog aan de slag.
Overstappen is simpel dankzij de gratis overstapservice, waarbij Tellow alle nodige informatie verzamelt, belt met jouw huidige boekhouder en controleert of alle administratie goed is overgezet. Probeer Tellow nu 90 dagen gratis.
