Alles wat je moet weten wanneer je een evenement organiseert
Een bedrijfsuitje, personeelsfeest, jubileum of workshop. Het maakt niet uit wat voor evenement je organiseert, er komt hoe dan ook veel bij kijken. Dat maakt het organiseren van een evenement zo eenvoudig nog niet. Met onderstaande tips helpen we je op weg.
Doelen & concept
Denk goed na wat je met het evenement wil bereiken en pas daar de inhoud en vorm op aan. Voor een jonge doelgroep zal een festival misschien aantrekkelijker zijn, terwijl voor een wat oudere doelgroep een formeel evenement meer in de smaak zal vallen.
De voorbereidingen
Start op tijd met het promoten van het evenement om deze onder de aandacht te brengen bij de doelgroep. Bedenk hoe je je doelgroep het beste kunt bereiken, bijvoorbeeld via social media of door samenwerkingen met mediapartners. Het is slim om zo’n zes maanden van tevoren te beginnen met het plannen van de marketing. Naast het promoten van het evenement, is het belangrijk om na te denken over de organisatie van het evenement zelf. Verdeel hierbij de verschillende taken, zodat je niet alles hoeft te micromanagen.
Wijs iemand aan die verantwoordelijk is voor het welkom heten van de gasten en weer iemand anders die alle techniek rondom het evenement regelt. Bedenk ook wat er allemaal moet worden geregeld, zoals een locatie en de benodigde apparatuur, en zoek naar partners die daarin kunnen voorzien. Zo kun je bijvoorbeeld bij Fritz Events terecht voor de aanschaf van technische apparatuur.
Generale repetitie & follow-up
Organiseer je een groter evenement? Houd dan 24 uur van tevoren een generale repetitie en loop het draaiboek van het evenement door met de verschillende betrokkenen. In het meest ideale geval vindt deze repetitie plaats op de afgehuurde locatie, zodat je kleine problemen tegenkomt waar je tijdens het plannen nog niet aan had gedacht. Houd na afloop van het evenement een follow-up, zodat je kunt leren wat goed ging en wat juist niet. Dat scheelt wanneer er bijvoorbeeld een jaar later net zo’n evenement wordt georganiseerd.
Betrek hierin ook de bezoekers van het evenement, want wie weet wil je hen op het volgende evenement opnieuw ontvangen. Dan is het handig te weten wat zij van het evenement vonden. Kies hierbij niet voor een saaie enquête, maar bijvoorbeeld voor een aantal kwalitatieve interviews tijdens het evenement zelf.
