Hoe de juiste scan- en herkensoftware je echt kan helpen
Ben jij veel in de weer met het verweken van bonnen en facturen in verschillende administraties? Waarschijnlijk gebruik je hier accountancy software voor die jou hierbij zou moeten helpen. Maar ondertussen doe je nog steeds veel handmatig werkzelf Misschien weet je niet beter, maar het verwerken van facturen kan een stuk eenvoudiger.
Magere herkenning van facturen
Je hebt veel verschillende betaalbare en slimme scan- en herkensoftware. Althans zo lijkt het. Alleen veel van deze software levert je juist extra werk op in plaats van dat het je werk uit handen zou moeten nemen. Wist je bijvoorbeeld dat in een derde van de gescande facturen de herkenning mis gaat? Erg onhandig als je net een bulk facturen hebt gescand en die vervolgens niet automatisch worden opgesplitst naar individuele facturen. Kan je alsnog iedere factuur één voor één nalopen. Of moet je alle facturen door spitten in verschillende administratie om te ontdekken wat er fout is gegaan. Daar zit je natuurlijk niet op te wachten.
Verloren tijd
Dit probleem zie je vaak ook bij het verwerken van bonnen. Je klant levert bijvoorbeeld een stapel tankbonnetjes bij je in van verschillende tankstations. Vervolgens maak jij per vestiging een nieuwe relatie aan. Herkenbaar? Ongemerkt gaat daar een hoop tijd in zitten. En een grote kans dat je hierbij ook het overzicht verliest. Daarnaast gaat er tijd zitten in het leren kennen van een scan- en herkenoplossing. Als er iets misgaat of als je met vragen zit, ben je afhankelijk van een andere supportdesk. Vaak is het dan ook onduidelijk waar je moet zijn voor een bepaald probleem. Of je schakelt onnodig tussen verschillende interfaces, als scansoftware versus boekhoudsoftware. Tot slot kan het synchroniseren van bepaalde stamgegevens tussen beide systemen wel een dag duren, met kans op fouten.
Zo slim en makkelijk is je scan en herkensoftware dus toch niet. Vaak komt dat omdat er een goede procesautomatisering ontbreekt. Facturen en bonnen worden bijvoorbeeld nog steeds traditioneel aangeleverd. Met als gevolg dat je administratie niet altijd up-to-date is en een realtime overzicht ontbreekt. Zonde, want het kan écht een stuk makkelijker en beter. Het antwoord: No hands accounting. De scan- en herkensoftware van Exact.
Scan en herken in No hands accounting
Met de accountancy software No Hands accounting verwerk je makkelijk én beter jouw administratie. Op basis van deze visie hebben we onze Scan & Herken-software ontwikkeld. Samen met gebruikers hebben we hier heel wat uren in gestopt en zijn er vele testen uitgevoerd. Met als resultaat dat ook jij nu kan profiteren van deze scanoplossing met een nauwkeurigheid van bijna 100%.
Vrijwel foutloos leest en herkent deze intelligente accountancy software tool alle informatie uit factuur of bon. Door een zelflerende robot wordt deze informatie gematcht en toegewezen aan de juiste grootboekrekening. Dit gebeurt op basis van vorige transacties en een algoritme. Een volledig automatisch en betrouwbaar proces. Je hoeft alleen maar te letten op de uitzonderingen, waar je automatisch op geattendeerd wordt via een intelligent verkeerslicht systeem binnen een overzicht over alle administraties heen. Wel zo handig.
Een betrouwbare totaaloplossing
Het werkt simpel. Via Mijn[Kantoor] levert je klant bonnen digitaal aan. De verwerking vindt automatisch plaats. Met gemak boek je 300 facturen in een uur. Alle facturen zijn op één centrale plek gedigitaliseerd. Zo vind je ze snel terug en zijn ze zowel voor jou als voor de klanten altijd en overal beschikbaar, inclusief zeer flexibele goedkeuring voorafgaand aan de betaling. Denk bijvoorbeeld aan meerdere workflowstappen, leveranciers of limietafhankelijke goedkeuring. Bovendien heb je met een totaaloplossing als dit één aanspreekpunt. Schakelen tussen verschillende software is dus niet meer nodig. Daarnaast zit Exact niet stil en profiteer je van onze innovaties.
Business Software
Onnodig tijd kwijt zijn aan je administratie behoort met deze scan- en herkenfunctie in onze accountancy software No hands accounting tot het verleden. En dat ga je ook merken in de kosten. Daarnaast krijgen je klanten een beter en actueel inzicht in hun administratie. Benieuwd hoe andere kantoren dit doen? Ontdek hier hoe dit administratie- en advieskantoor efficiëntie als hun verdienmodel gebruikt.
