Mijn klant betaalt niet. Wat nu?

10-10-2019

Mijn klant betaalt niet! Wat nu?!

Het zal je maar gebeuren: je hebt naar tevredenheid van de klant werk verricht, maar je factuur wordt maar niet betaald. En iedere keer als je ernaar vraagt, wordt er beterschap beloofd, maar toch gebeurt er niets.

Dit overkomt maandelijks meer ZZP-ers dan je zou denken.

Dit kan ernstige gevolgen hebben, zoals het zelf moeten voorschieten van de BTW tot en met jouw eigen leveranciers niet meer op tijd kunnen betalen. Zeker bij grotere facturen, kan niet-betalen echt voor veel ellende en kopzorgen zorgen…

Voor ZZP-ers is het echter niet altijd voor de hand liggend om openstaande facturen direct uit handen te geven. Vaak weet men niet wat dit kost en wat er precies gebeurt.

In dit artikel lees je daarom meer over de stappen die jij zelf kunt zetten, wat het kost als je toch een incassoprocedure wilt uitbesteden en welke kosten eraan zijn verbonden als je uiteindelijk moet procederen bij de rechtbank om je geld te krijgen. 

Allereerst: wat je zelf kunt doen

Wat je zelf al in de hand hebt, is de manier waarop je in je algemene voorwaarden de betalingsvoorwaarden hebt opgenomen. Om te voorkomen dat daar twijfel over ontstaat, stuur je de algemene voorwaarden – met daarin een bepaling ‘betalingsvoorwaarden’ – altijd met jouw offerte of overeenkomst mee. Zo voorkom je dat er discussie kan ontstaan over onder andere betalingstermijnen.

Betalingsherinnering

Mocht er vervolgens niet binnen de gestelde termijn worden betaald, dan kan je jouw klant een eerste betalingsherinnering sturen (een voorbeeldbrief vind je hier). Wees niet meteen té streng; het kan gebeuren dat je factuur tussen een stapel papier terecht is gekomen en daardoor per ongeluk is vergeten.

Let bij het versturen van een eerste betalingsherinnering op het volgende:

• Verstuur de herinnering 2 dagen na de vervaldatum

• Hanteer een betalingstermijn van 5 dagen

• Voeg de onbetaalde factuur als bijlage toe

Bellen is sneller

Als blijkt dat na de verstreken 5 dagen niet is betaald, dan is het tijd om te bellen. Er kunnen natuurlijk allerlei redenen zijn waarom jouw factuur niet wordt voldaan en het is goed om jouw klant in de gelegenheid te stellen om met een verklaring en betalingsvoorstel te komen. Komt het tot een betalingsregeling, spreek dan de eerste betalingstermijn op korte termijn af. Belangrijk is ook om in dit stadium uit te leggen wat er gebeurt als de klant wederom een betalingsverplichting niet nakomt. Bevestig tenslotte alle afspraken via e-mail en vraag jouw klant dit op van zijn kant te bevestigen. 

Aanmaning

Zodra de aanmaning in zicht komt, is de oorspronkelijke betalingstermijn ruim overschreden en ook goedbedoelde herinneringen en meedenken over betalingstermijnen hebben geen effect gehad. Een aanmaning is echt een laatste waarschuwing dat tevens het geduld op is en de maat vol is.

Ook is de toon van een aanmaning formeler en vooral ook dwingender (een voorbeeldbrief kan je via bovenstaande link vinden).

Hou bij het versturen van de aanmaning in ieder geval rekening met deze aanbevelingen:

• Verstuur de aanmaning 2 dagen na de gestelde termijn

• Hanteer een korte betalingstermijn van 3 dagen

• Verwerk nog geen rente of incassokosten

Het laatste punt mag al wel, maar belangrijker is dat de klant (inmiddels: wanbetaler) gaat betalen en extra kosten kunnen mogelijk een drempel opleveren.

Tip:
mocht je gedurende bovenstaande stappen het gevoel krijgen dat je het niet vertrouwt, zorg dan dat je wel direct een externe incasso partner zoekt. Bedenk dat bij een faillissement de kans heel groot is, dat je jouw geld nooit meer ontvangt.

Een specialist erbij betrekken

Zodra de betaaltermijn die je in de aanmaning hebt opgenomen voorbij is, wacht je niet nog langer en geef je de incasso uit handen aan een incasso specialist. In de zoektocht naar zo’n specialist, kan je bijvoorbeeld kiezen voor een incassobureau of een incasso advocaat. Het grote verschil tussen een incassobureau en incasso advocaat is dat een incasso advocaat de middelen heeft om te procederen in alle zaken, conservatoir beslag te laten leggen en eventueel een faillissements­aanvraag kan doen.

Een incassobureau kan dit niet en zal je vooral helpen met de eerste stappen in het proces, namelijk het buiten rechte tot betaling sommeren. Wanneer het complexer wordt, moet ook een incassobureau een specialist zoals een advocaat inschakelen.

Heb je een vordering van boven de 25.000 euro, dan heb je vrijwel altijd een advocaat nodig om in rechte je gelijk te halen. Daarom behandelen incassobureaus en deurwaarders doorgaans lagere (bulk)vorderingen en behandelen advocaten hogere vorderingen.

Wat kost het uitbesteden van een incasso

Helaas ontkom je er soms niet aan en moet je een incasso uitbesteden. Maar vanaf welk bedrag loont dat de moeite?

Daar geeft Lucien Ridderbroek van e-Legal incasso advocaten antwoord op:

“Al jaren helpen wij ZZP-ers en MKB-ondernemers met het incasseren van hun onbetaalde facturen. In de praktijk blijkt dat het pas echt loont om naar de rechter te stappen vanaf zo’n € 1.000. Bij lagere vorderingen kost dit namelijk meer dan dit oplevert. Wel is het mogelijk om lagere vorderingen uit handen te geven voor buitengerechtelijke incasso, bijvoorbeeld voor vorderingen tussen de € 250,00 en € 1.000,00. Onder de 250,- euro is afschrijven doorgaans praktischer."

"Uiteraard is het de keuze van de klant, want principes kunnen natuurlijk ook meespelen. Bij lagere vorderingen wordt het bedrag van de incassokosten in rekening gebracht wanneer het niet lukt om de vordering succesvol te incasseren. Bij lagere vorderingen is dat 15% van de vordering. Om een beter beeld te geven hebben we op onze website een rekentool staan, waarmee de incassokosten kunnen worden berekend.”

---

Vaak werken incassopartijen op basis van ‘no cure no pay’ en dat betekent dat er alleen hoeft te worden betaald als er succesvol is geïncasseerd. 

 

Ook wanneer een incasso specialist contact opneemt met een wanbetaler, lukt het niet altijd om een factuur buiten rechte betaald te krijgen. In bepaalde gevallen is het dan helaas noodzakelijk om te procederen voor de rechtbank. Wanneer de stap naar de rechter wordt gezet, krijg je naast de incassokosten, ook te maken met de griffierechten.

Recent is er een wetsvoorstel gedaan voor een verlaging van griffierechten bij kleinere vorderingen, waardoor het voor ondernemers aantrekkelijker wordt om voor kleinere vorderingen naar de rechtbank te gaan. Op dit moment zijn de griffierechten voor lagere vorderingen echter nog steeds relatief hoog, zoals blijkt uit de onderstaande tabel (voor ZZP-ers gelden de bedragen in de kolom ‘Natuurlijke personen’).

---

Griffierecht rechtbank sector kanton (kantonrechter) 2019

Hoogte vordering	Niet-natuurlijke personen	Natuurlijke personen
Van € 0,00 t/m € 500,00	€ 121	€ 81
Van € 500,01 t/m € 12.500,00	€ 486	€ 231
Van € 12.500,01 t/m € 25.000,00	€ 972	€ 486

 

Met deze informatie kan je hopelijk de juiste stappen op incassogebied zetten, zonder dat je meteen een expert hoeft in te schakelen.

Mocht dit laatste toch nodig zijn, dan weet je nu beter wat het verschil is tussen een incassobureau en een incasso advocaat en met welke kosten je rekening dient te houden.

Maar hopelijk komt het natuurlijk niet zo ver!